Privacyverklaring

Dawaco B.V. ontwikkelt en levert software en diensten voor het beheer van grondwater-, oppervlaktewater- en ecologische meetgegevens. Bij dat werk verwerken wij persoonsgegevens, en wij vinden het belangrijk dat u weet welke dat zijn, waarom wij ze verwerken, op welke grondslag wij dat doen en welke rechten u daarbij heeft. In deze verklaring leggen wij dat uit.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is Dawaco B.V., Venusstraat 17, 4105 JH Culemborg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88364321. Vragen over deze verklaring of over uw gegevens kunt u stellen via administratie@dawaco.nl.

Dawaco is niet verplicht een functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen en heeft die ook niet. Binnen Dawaco is de Quality Manager het vaste aanspreekpunt voor privacy en informatiebeveiliging; die rol is belegd in ons kwaliteits- en informatiebeveiligingsmanagementsysteem.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens in een beperkt aantal situaties: wanneer u contact met ons opneemt of een melding doet bij onze helpdesk, wanneer u werkt bij een organisatie die klant of leverancier van ons is, wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of van ons een commerciële mailing ontvangt, wanneer u bij ons solliciteert of bij ons in dienst bent, en wanneer u onze website bezoekt. Daarnaast verwerken wij in opdracht van onze klanten gegevens in onze software; daarover leest u verderop meer.

Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Neemt u contact met ons op of gebruikt u onze helpdesk, dan verwerken wij uw naam, uw zakelijke contactgegevens en de inhoud van uw vraag of melding. Wij doen dat om u te kunnen helpen en om onze dienstverlening uit te voeren, te onderbouwen en te verbeteren. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden en onze dienstverlening aantoonbaar te kunnen leveren.

Bent u contactpersoon bij een klant of leverancier, dan verwerken wij uw naam, functie en zakelijke contactgegevens voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst, voor offertes en orders en voor de financiële administratie. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst, en voor de administratie onze wettelijke verplichting op grond van de fiscale bewaarplicht.

Ontvangt u onze nieuwsbrief of een andere commerciële mailing, dan verwerken wij uw naam, uw e-mailadres en de organisatie waarvoor u werkt. Meldt u zich zelf aan, dan is de grondslag uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken. Bent u al klant van ons, dan mogen wij u op grond van artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet informatie sturen over onze eigen, gelijksoortige producten en diensten; de grondslag is dan ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van de klantrelatie. In beide gevallen staat in iedere mailing een afmeldlink, en u kunt zich ook afmelden door een bericht te sturen naar administratie@dawaco.nl. Wij versturen onze mailings met Odoo en meten daarbij of een bericht is geopend en op welke links is geklikt, zodat wij de inhoud kunnen afstemmen op wat lezers nuttig vinden. Wij verkopen of verhuren ons adressenbestand niet.

Solliciteert u bij ons, dan verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, zoals uw curriculum vitae en uw motivatie. De grondslag is uw toestemming en het treffen van maatregelen voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst.

Van onze medewerkers verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst, de salarisadministratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. De grondslag is de arbeidsovereenkomst en de wet.

Bezoekt u onze website, dan verwerken onze systemen technische gegevens die nodig zijn om de website te kunnen tonen en beveiligen, zoals uw IP-adres, het type browser en het tijdstip van het bezoek. Die gegevens staan in logbestanden van de webserver en worden niet gebruikt om u als persoon te herkennen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en beveiligde website. Voor analytische cookies vragen wij vooraf uw toestemming.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Waar wij uw gegevens vandaan halen

In de meeste gevallen krijgen wij uw gegevens rechtstreeks van uzelf. Soms ontvangen wij zakelijke contactgegevens van de organisatie waarvoor u werkt, bijvoorbeeld wanneer die u aanwijst als contactpersoon of als gebruiker van onze software. Ook kunnen wij zakelijke gegevens raadplegen die openbaar beschikbaar zijn, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of de website van uw organisatie. Wij kopen geen persoonsgegevens aan en verzamelen ze niet uit andere bronnen.

Gegevens die wij voor onze klanten verwerken

Onze klanten gebruiken onze software voor het beheer van hun meetgegevens en voor de levering daarvan aan de Basisregistratie Ondergrond. Meetgegevens over grondwater zijn op zichzelf geen persoonsgegevens, maar in de systemen staan wel namen en contactgegevens van gebruikers en van medewerkers die metingen hebben ingevoerd of gecontroleerd. Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, treedt Dawaco op als verwerker en de klant als verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en op basis van een verwerkersovereenkomst. Wilt u als betrokkene een recht uitoefenen ten aanzien van die gegevens, richt u zich dan tot de organisatie waarvan u de gegevens betreft; wij verwijzen u daar zo nodig naar door.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Wel schakelen wij leveranciers in die bij hun dienstverlening persoonsgegevens voor ons verwerken. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Het gaat om hosting en cloudinfrastructuur (Microsoft Azure en Microsoft 365, TransIP, Dizzion), onze bedrijfssoftware voor offertes, orders en helpdesk (Odoo), de salarisadministratie (RS Finance) en de financiële administratie (AccountControl), en partners waarmee wij software ontwikkelen, waaronder HydroS Solutions GmbH. Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan derden als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of aan een toezichthouder.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als gegevens toch daarbuiten worden verwerkt, gebeurt dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende aanvullende maatregelen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Voor de financiële administratie geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Sollicitatiegegevens bewaren wij tot vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar als u ons daarvoor toestemming geeft. Contact- en helpdeskgegevens bewaren wij zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang nodig is om aan onze verplichtingen te voldoen en om vragen over geleverd werk te kunnen beantwoorden. Gegevens voor de nieuwsbrief bewaren wij totdat u zich afmeldt; daarna bewaren wij uw afmelding zelf, zodat wij u niet opnieuw benaderen. Logbestanden van de website bewaren wij maximaal twaalf maanden. Daarna verwijderen wij de gegevens of maken wij ze onomkeerbaar anoniem.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Onze werkwijze is vastgelegd in een kwaliteits- en informatiebeveiligingsmanagementsysteem dat is ingericht volgens NEN-EN-ISO 9001 en NEN-EN-ISO/IEC 27001. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot de medewerkers die deze voor hun werk nodig hebben en wordt periodiek gecontroleerd. Verbindingen met onze systemen zijn versleuteld en van gegevens worden regelmatig back-ups gemaakt, waarvan wij de herstelbaarheid testen. Voor het melden en afhandelen van datalekken hanteren wij een vaste procedure; waar de wet dat voorschrijft melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat aan de orde is, bij de betrokkenen zelf.

Uw rechten

U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u ons vragen de verwerking te beperken, kunt u bezwaar maken tegen een verwerking die berust op ons gerechtvaardigd belang, en kunt u vragen om overdracht van uw gegevens. Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; doet u dat, dan stoppen wij daar direct mee. Berust de verwerking op uw toestemming, dan kunt u die op elk moment intrekken; het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de verwerkingen die daarvoor al hebben plaatsgevonden.

Een verzoek kunt u sturen naar administratie@dawaco.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen zich te identificeren; wij vragen daarbij niet meer gegevens dan nodig is. Gaat het om gegevens die wij in opdracht van een klant verwerken, dan verwijzen wij u door naar die klant. Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens of met uw verzoek omgaan, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Moet u uw gegevens verstrekken

U bent niet verplicht ons persoonsgegevens te verstrekken. Zonder uw naam en contactgegevens kunnen wij echter geen overeenkomst met uw organisatie uitvoeren, geen helpdeskmelding behandelen en geen sollicitatie in behandeling nemen. Voor onze administratie zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens vast te leggen en te bewaren.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Welke dat zijn, waarvoor wij ze gebruiken en hoe u ze kunt beheren, leest u in onze cookieverklaring.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op onze website. Deze versie is van 6 augustus 2026.